건물 시설관리자 필수! 월간 점검표 엑셀 양식 공유
건물 관리 업무는 단순히 청소와 정비만으로 이루어지는 것이 아닙니다. 설비, 안전, 위생, 환경, 입주자 불편사항까지 전방위적으로 관리해야 하며, 특히 문제가 발생했을 때 얼마나 사전에 점검하고 예방했는지가 관리자의 역량을 가늠하는 중요한 기준이 됩니다. 이때 가장 유용하게 사용되는 도구가 바로 '월간 점검표' 입니다.
월간 점검표는 시설의 상태를 정기적으로 기록·관리하여 이상 유무를 조기에 파악하고, 향후 유지보수 계획이나 예산 편성의 기준이 되기도 합니다. 특히 여러 사람이 근무를 교대하거나 외주업체를 병행 운영할 경우, 점검표는 관리의 연속성을 유지하는 데 필수입니다. 이번 글에서는 실무에 바로 쓸 수 있는 월간 점검표 엑셀 양식과 함께, 어떤 항목을 어떻게 구성하면 되는지 구체적으로 안내해드리겠습니다.
점검표의 필요성과 목적
시설관리는 눈에 보이는 이상 징후가 발생하기 전, 미리 점검하여 고장, 사고, 민원을 사전에 예방하는 것이 핵심입니다. 특히 일정 주기별로 체크해야 할 항목들을 계획 없이 관리할 경우, 누락되거나 중복되는 문제가 발생하고, 결국은 긴급 대응 비용과 책임 문제로 이어질 수 있습니다. 점검표는 이처럼 복잡한 관리 항목들을 체계적으로 정리하고 기록할 수 있는 수단입니다.
예를 들어, 건물 내 누전차단기 상태를 월 1회 점검하는 것을 규정해 놓았다면, 점검표를 통해 언제 누가 점검했는지, 정상 작동 여부는 어땠는지, 이상 발생 시 조치 내역은 무엇이었는지를 명확하게 기록할 수 있습니다. 특히 법적 점검 대상(소방, 전기, 승강기 등)은 점검 기록을 의무 보관해야 하기 때문에 점검표는 단순한 메모 수준이 아닌 공식 문서의 성격을 가집니다. 따라서 정확한 항목 구성과 기록 방식이 중요합니다.
점검표에 포함될 항목들
시설관리자의 점검표에는 건물의 특성에 따라 다양한 항목이 포함됩니다. 일반적으로는 다음과 같은 분야로 나뉘며, 항목별로 점검 주기와 체크 방식이 정해집니다:
- 전기설비: 배전반, 분전반, 누전차단기, 조명, 콘센트 등
- 기계설비: 승강기, 보일러, 펌프류, 정화조, 급수·배수 설비
- 소방설비: 소화기, 감지기, 유도등, 비상조명, 스프링클러, 소방펌프
- 공조 및 환기설비: 에어컨, 공조기, 배기팬, 냉난방기
- 외관 및 건축물 상태: 외벽 균열, 창틀, 지붕, 누수, 방수상태
- 공용부 관리: 주차장, 조경, 정문, 출입통제, CCTV 등
항목별로 점검 기준을 명확히 설정하는 것이 중요합니다. 예를 들어 “비상조명 점등상태”는 ‘정상’ 또는 ‘불량’으로만 체크하는 것이 아니라, 점등 불량 시 조치 방법(예: LED 교체 예정, 유지보수 요청)까지 메모하는 방식이 효과적입니다. 점검 결과는 ‘정상 / 이상 / 미점검’ 등으로 구분하며, 이상 발견 시 조치 내용과 완료 일자, 담당자까지 함께 기록하는 것이 원칙입니다.
실무에 바로 적용 가능한 엑셀 양식 예시
점검표 양식은 단순한 목록표가 아니라, 기록 + 확인 + 추적 기능이 함께 있어야 효율적입니다. 실무에서 많이 사용하는 엑셀 양식은 다음과 같은 구성을 갖습니다:
| 7/1 | 배전반 점검 | 지하1층 | 누전차단기 작동 확인 | 정상 | - | - | 김철수 |
| 7/3 | 감지기 작동 | 1층 복도 | 점등 및 경보 확인 | 이상 | 점등불량 | 교체 요청 | 이영희 |
이 양식은 월 단위로 구성해 날짜별로 점검 이력을 누적할 수 있고, 조건부 서식을 활용하여 이상 발견 시 자동으로 색상이 변경되게 설정하면 시각적으로 이상 여부를 쉽게 확인할 수 있습니다.
또한 점검표를 설비 유형별 시트로 분리(전기, 기계, 소방 등)하여 파일 한 개로 모든 항목을 통합 관리할 수 있습니다. Google Sheets와 연동하여 클라우드 기반으로 운용하면 여러 담당자와 공유 및 실시간 기록도 가능하므로 협업에도 유리합니다.
관리 노하우 및 실전 활용 팁
점검표는 작성 그 자체보다 '활용'이 더 중요합니다. 점검을 했다는 사실만 기록하고 끝나는 것이 아니라, 이상 항목 발생 시 조치 계획 → 담당자 지정 → 완료 확인까지 연결되어야 실질적인 관리 도구가 됩니다. 이를 위해 관리자들은 다음과 같은 팁을 실천할 수 있습니다:
- 점검 항목별 책임자 지정: 담당 영역을 정해 책임감을 부여
- 이상 발견 시 즉시 보고 시스템 구축: 조치가 지연되지 않도록 함
- 월말 요약 보고서 작성: 이상 발생 건수, 조치율 등 통계 활용
- 정기 교육 및 리마인드: 점검 항목을 숙지하도록 팀 교육 진행
또한, 외주업체에 시설 관리를 맡기는 경우에도, 자체 점검표 양식을 공유하고 체크 결과를 문서화하여 월 단위로 보고받는 방식이 바람직합니다. 점검표는 단순한 관리 문서를 넘어, 시설관리의 수준과 신뢰도를 높이는 핵심 자산이 될 수 있습니다.